Bonpflicht-Befreiung beantragen: Voraussetzungen, Antrag und wichtige Regeln für Kiosk, Imbiss & Einzelhandel

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Bonpflicht-Befreiung beantragen: Voraussetzungen, Antrag und wichtige Regeln für Kiosk, Imbiss & Einzelhandel - Bonpflicht-Befreiung beantragen | Voraussetzungen, Finanzamt & Kassengesetz

Befreiung von der Bonpflicht beantragen: Voraussetzungen, Antrag und Muster

Seit dem 1. Januar 2020 müssen Nutzer elektronischer Aufzeichnungssysteme ihren Kunden grundsätzlich unmittelbar nach dem Geschäftsvorgang einen Beleg zur Verfügung stellen. Eine Befreiung ist möglich, bleibt aber eine eng begrenzte Einzelfallentscheidung des Finanzamts. Allgemeine Hinweise auf Papierverbrauch, Kundengewohnheiten oder zusätzliche Kosten reichen dafür allein nicht aus.

Inhalt

  1. Was bedeutet die Belegausgabepflicht?
  2. Wer kann eine Befreiung beantragen?
  3. Gesetzliche Voraussetzungen
  4. Was gilt als sachliche Härte?
  5. Welche Argumente reichen nicht aus?
  6. Antrag Schritt für Schritt
  7. Welche Nachweise sind sinnvoll?
  8. Elektronische Belege als Alternative
  9. Offene Ladenkasse
  10. Musterantrag
  11. Was gilt nach einer Befreiung?
  12. Fazit

1. Was bedeutet die Belegausgabepflicht?

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem Kunden grundsätzlich unmittelbar im zeitlichen Zusammenhang mit dem Vorgang einen Beleg bereitstellen. Der Beleg kann in Papierform oder – mit Zustimmung des Empfängers – elektronisch ausgegeben werden.

Beleg muss erstellt werden Der Geschäftsvorgang wird abgeschlossen und ein entsprechender Beleg erzeugt.
Beleg muss angeboten werden Bei Papier genügt grundsätzlich das unmittelbare Angebot zur Entgegennahme.
Keine Mitnahmepflicht Der Kunde muss den bereitgestellten Beleg nicht annehmen oder aufbewahren.
Wichtig: Die umgangssprachliche „Bonpflicht“ ist rechtlich eine Belegausgabepflicht. Sie verlangt nicht, dass jeder Kunde einen Papierbon mitnimmt.

2. Wer kann eine Befreiung beantragen?

§ 146a Absatz 2 Satz 2 AO nennt den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen. Der aktuelle Anwendungserlass lässt eine Befreiung unter denselben Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen zu.

Das Thema kann insbesondere für folgende Betriebe relevant sein:

  • Kioske und Presseverkaufsstellen,
  • Bäckereien und Verkaufsstände mit hoher Kundenfrequenz,
  • Imbisse und To-go-Betriebe,
  • Marktstände und mobile Verkaufsstellen,
  • Einzelhändler mit vielen anonymen Kleinbetragsvorgängen,
  • Dienstleistungsbetriebe mit vergleichbarer Laufkundschaft.
Keine Branchenbefreiung: Die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Branche genügt nicht. Das Finanzamt prüft den konkreten Betrieb und die individuell vorgetragenen Umstände.

3. Gesetzliche Voraussetzungen

Die Befreiungsmöglichkeit ergibt sich aus § 146a Absatz 2 Satz 2 in Verbindung mit § 148 AO. Das Finanzamt kann aus Zumutbarkeitsgründen eine Erleichterung bewilligen, wenn die gesetzlichen Pflichten im Einzelfall eine Härte verursachen und die Besteuerung dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Voraussetzung Bedeutung für den Antrag
Antrag des Betriebs Eine Befreiung wird nicht automatisch und nicht pauschal gewährt.
Vielzahl nicht bekannter Personen Typischerweise geht es um wechselnde Laufkundschaft ohne vorherige Kundenidentifikation.
Nachweisbare sachliche Härte Der konkrete Betriebsablauf muss mehr als nur gewöhnliche Mehrkosten erkennen lassen.
Besteuerung bleibt gewährleistet Kassenaufzeichnungen, TSE-Protokollierung und Datenexport dürfen nicht beeinträchtigt werden.
Ermessensentscheidung Es besteht kein automatischer Anspruch auf Genehmigung.
Widerruf möglich Eine erteilte Befreiung kann später wieder aufgehoben werden.

4. Wann kann eine sachliche Härte vorliegen?

Eine sachliche Härte muss auf Besonderheiten des einzelnen Betriebs beruhen. Entscheidend ist eine nachvollziebare Gesamtbetrachtung von Verkaufsablauf, räumlicher Situation, Kundenstruktur und technischer Umsetzbarkeit.

Mögliche Punkte für die Einzelfallprüfung

  • außergewöhnlich hohe Zahl sehr kurzer Geschäftsvorgänge,
  • besondere räumliche oder betriebliche Abläufe,
  • nachweisbare erhebliche Störungen des konkreten Verkaufsprozesses,
  • technische Besonderheiten, die nicht mit zumutbaren Maßnahmen behoben werden können,
  • eine Kombination mehrerer außergewöhnlicher Umstände.
Vorsicht bei Standardargumenten: Die Begründung sollte nicht lediglich aus allgemeinen Aussagen bestehen. Das Finanzamt erwartet einen konkreten, betriebsspezifischen und belegbaren Sachverhalt.

5. Welche Argumente reichen allein nicht aus?

Der Anwendungserlass stellt ausdrücklich klar, dass die durch die Belegausgabepflicht entstehenden Kosten für sich allein keine sachliche Härte darstellen. Auch häufig nicht mitgenommene Bons begründen nicht automatisch eine Befreiung.

Allein regelmäßig nicht ausreichend:
  • „Die Kunden möchten keinen Bon.“
  • „Der Papierverbrauch ist zu hoch.“
  • „Ein Bondrucker und Papier verursachen Kosten.“
  • „Andere Betriebe drucken ebenfalls keine Belege.“
  • „Die Ausgabe ist im Betriebsalttag lästig.“

Solche Punkte können den Sachverhalt beschreiben, ersetzen aber keine nachweisbare sachliche Härte. Besonders wichtig ist die Frage, weshalb mildere Lösungen – etwa ein anderer Druckerstandort oder eine elektronische Belegbereitstellung – im konkreten Fall nicht ausreichen.

6. Antrag Schritt für Schritt

  1. Zuständiges Finanzamt bestimmen: Der Antrag geht an das Finanzamt, bei dem der Betrieb steuerlich geführt wird.
  2. Betriebsablauf beschreiben: Branche, Standort, Öffnungszeiten, Kundenfrequenz und typische Geschäftsvorgänge darstellen.
  3. Besondere Härte erläutern: Individuelle Umstände konkret und möglichst mit Zahlen oder Unterlagen belegen.
  4. Alternativen bewerten: Erklären, weshalb Papierbelege, QR-Code, E-Mail oder andere elektronische Lösungen die Härte nicht ausreichend beseitigen.
  5. Umfang definieren: Genau angeben, für welchen Betrieb, Standort, Zeitraum oder Vorgangstyp die Befreiung beantragt wird.
  6. Schriftliche Entscheidung abwarten: Bis zur Genehmigung gilt die normale Belegausgabepflicht weiter.
Keine Befreiung durch bloße Antragstellung: Solange keine zustimmende Entscheidung des Finanzamts vorliegt, darf der Betrieb nicht davon ausgehen, bereits von der Belegausgabepflicht befreit zu sein.

7. Welche Nachweise sind sinnvoll?

Je nach Betriebsart können beispielsweise folgende Unterlagen hilfreich sein:

  • durchschnittliche Zahl der täglichen Geschäftsvorgänge,
  • durchschnittliche Verkaufsdauer je Kunde,
  • Fotos oder Skizzen der räumlichen Verkaufssituation,
  • Beschreibung von Warteschlangen und betrieblichen Engpässen,
  • Dokumentation bereits geprüfter Belegalternativen,
  • technische Stellungnahme des Kassen- oder Softwareanbieters,
  • eine zeitlich begrenzte Testauswertung.

Die Unterlagen sollten den Einzelfall erklären, ohne die Kassenaufzeichnung selbst infrage zu stellen. Die TSE, Einzelaufzeichnung und prüfbare Datenhaltung müssen weiterhin ordnungsgemäß funktionieren.

8. Elektronische Belege als Alternative

Ein elektronischer Beleg kann den Papierverbrauch deutlich reduzieren. Nach Zustimmung des Kunden kann er beispielsweise über einen QR-Code, Download-Link, per E-Mail, NFC oder über ein Kundenkonto bereitgestellt werden.

QR-Code Der Kunde ruft den elektronischen Beleg unmittelbar über sein Smartphone ab.
Download-Link Der Beleg wird in einem standardisierten, kostenfrei lesbaren Format bereitgestellt.
E-Mail oder Kundenkonto Sinnvoll, wenn der Kunde diesem Übermittlungsweg ausdrücklich zustimmt.
Technischer Grundsatz: Auch beim elektronischen Beleg muss die Bereitstellung unmittelbar nach Abschluss des Vorgangs erfolgen. Ein späterer beliebiger Versand genügt nicht automatisch.

9. Was gilt bei einer offenen Ladenkasse?

Wer ausschließlich eine offene Ladenkasse und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, unterliegt nicht der Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO. Daraus folgt jedoch keine allgemeine Befreiung von Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten.

Bareinnahmen und Kassenausgaben müssen weiterhin einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden, soweit keine anerkannte Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht greift.

Keine einfache Umgehung: Eine offene Ladenkasse kann organisatorisch deutlich aufwendiger sein. Die Wahl sollte nicht allein getroffen werden, um Papierbelege zu vermeiden.

10. Muster: Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht

[Unternehmen / Name]
[Anschrift]

An das Finanzamt [Bezeichnung]
[Anschrift]

[Ort], [Datum]

Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 Satz 2 in Verbindung mit § 148 AO

Steuernummer: [Steuernummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich für den Betrieb [genaue Betriebsbezeichnung und Anschrift] eine Befreiung von der Belegausgabepflicht.

In unserem Betrieb werden Waren beziehungsweise Dienstleistungen an eine Vielzahl täglich wechselnder und nicht bekannter Personen erbracht. Der typische Geschäftsablauf stellt sich wie folgt dar: [Kundenfrequenz, durchschnittliche Zahl der Vorgänge, Verkaufsdauer, räumliche Situation und weitere Besonderheiten konkret beschreiben].

Die reguläre Belegausgabe führt in unserem individuellen Fall zu folgender sachlicher Härte: [besondere und nachweisbare Auswirkungen konkret erläutern]. Die üblichen Kosten für Papier, Drucker oder Personal werden nicht als alleinige Begründung angeführt.

Folgende Alternativen wurden geprüft: [elektronischer Beleg, QR-Code, anderer Druckerstandort oder weitere Maßnahmen]. Diese beseitigen die dargestellte Härte aus folgenden Gründen nicht ausreichend: [konkrete Begründung].

Die vollständige Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle, die TSE-Protokollierung und die steuerliche Nachprüfbarkeit bleiben von der beantragten Erleichterung unberührt.

Ich bitte um eine schriftliche Entscheidung und stehe für Rückfragen oder ergänzende Nachweise zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Name / Funktion / Unterschrift]

Muster nur als Ausgangspunkt: Der Antrag muss individueel an den tatsächlichen Betrieb angepasst werden. Unzutreffende Standardtexte oder pauschale Behauptungen können die Erfolgsaussichten verschlechtern.

11. Was gilt nach einer Befreiung?

  • Die vollständige Einzelaufzeichnung bleibt bestehen.
  • Die TSE muss weiterhin jeden relevanten Vorgang ordnungsgemäß absichern.
  • Der Kunde kann weiterhin eine Quittung nach § 368 BGB verlangen.
  • Die Entscheidung kann Bedingungen oder einen begrenzten Anwendungsbereich enthalten.
  • Die Befreiung kann widerrufen werden.
  • Ändert sich der Betriebsablauf, sollte die weitere Gültigkeit geprüft werden.
Entscheidend: Befreit wird gegebenenfalls nur von der unmittelbaren Belegausgabe – nicht von TSE, KassenSichV, Einzelaufzeichnung, Datenexport oder ordnungsgemäßer Kassenführung.

12. Fazit: Befreiung ist möglich, aber eng begrenzt

Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht kann beantragt werden, ist jedoch keine einfache Standardlösung für Betriebe mit viel Laufkundschaft. Erforderlich ist eine sachliche, nachweisbare Härte im konkreten Einzelfall. Die gewöhnlichen Kosten der Bonerstellung reichen allein nicht aus.

Vor einem Antrag sollten technische Alternativen geprüft werden. Elektronische Belege können Papier reduzieren, ohne die gesetzlichen Anforderungen aufzugeben. Wer dennoch eine Befreiung benötigt, sollte den Sachverhalt präzise dokumentieren und die Entscheidung des Finanzamts abwarten.

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Quellen und weiterführende Hinweise:
  • Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur Belegausgabepflicht, Stand 29. April 2026.
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  • Anwendungserlass zur Abgabenordnung: AEAO zu § 146a, insbesondere Belegausgabe, elektronische Belege und Befreiung.
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  • Gesetze im Internet: § 146a AO – Belegausgabepflicht und Befreiungsmöglichkeit.
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  • Gesetze im Internet: § 148 AO – Bewilligung von Erleichterungen.
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