Compilager.de FAQ: Bonpflicht, TSE, Kassenbuch und Kartenzahlung

Bei einem elektronischen Kassensystem muss für jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall ein Beleg erstellt und dem Kunden unmittelbar angeboten werden. Deshalb sollte der Bondruck nicht einfach dauerhaft deaktiviert werden.

Der Beleg kann auf Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – elektronisch bereitgestellt werden. Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht kommt nur in begründeten Ausnahmefällen durch das zuständige Finanzamt in Betracht.

Nein. Der Betrieb muss den Beleg erstellen und dem Kunden unmittelbar zur Verfügung stellen. Der Kunde ist jedoch nicht verpflichtet, den Bon mitzunehmen.

Verzichtet der Kunde auf den Papierbeleg, kann dieser entsprechend den betrieblichen Abläufen entsorgt werden. Die zugrunde liegende Kassentransaktion bleibt im Kassensystem und in der TSE dokumentiert.

Ja. Ein Beleg kann elektronisch ausgegeben werden, wenn der Kunde dieser Form zustimmt. Möglich sind beispielsweise PDF-Belege per E-Mail, eine Anzeige auf einem Kundengerät oder eine andere unmittelbar zugängliche elektronische Bereitstellung.

Entscheidend ist, dass der Beleg in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erstellt und dem Kunden tatsächlich zugänglich gemacht wird.

Beleg ist der Oberbegriff für Unterlagen, die einen Geschäftsvorgang nachweisen.

Bon bezeichnet üblicherweise den vom Kassensystem erzeugten Verkaufs- und Zahlungsbeleg.

Rechnung enthält die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben über eine Lieferung oder Leistung. Sie weist nicht zwingend nach, dass der Betrag bereits bezahlt wurde.

Quittung bestätigt den Empfang einer Zahlung oder Leistung. Eine Rechnung kann zugleich Quittung sein, wenn der Zahlungseingang eindeutig bestätigt wird.

Ein TSE-konformer Kassenbeleg enthält insbesondere:

• vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmens,
• Datum der Belegausstellung sowie Beginn und Ende des Vorgangs,
• Menge und Art der Waren beziehungsweise Umfang und Art der Leistung,
• Entgelt, Steuerbetrag und anzuwendenden Steuersatz beziehungsweise einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung,
• Transaktionsnummer,
• Seriennummer des Kassensystems und der TSE,
• Signaturzähler und Prüfwert beziehungsweise die vorgeschriebene strukturierte TSE-Ausgabe.

Eine reguläre Rechnung benötigt unter anderem die vollständigen Namen und Anschriften von leistendem Unternehmen und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Dazu gehören insbesondere Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Gesamtbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz beziehungsweise ein Steuerbefreiungshinweis.

Sie können Ihre Belege jederzeit frei anpassen. Blitz!Kasse arbeitet mit Belege-Templates (Bon-Vorlagen), in denen Sie Texte, Logos, Schriftarten und die Anordnung der gedruckten Inhalte selbst bestimmen. Über Platzhalter werden Bonnummer, Artikel, Summen, MwSt., Datum und weitere Angaben automatisch eingefügt; mit Steuerungs- und Font-Befehlen legen Sie Ausrichtung und Schrift fest.

Eine vollständige Anleitung mit allen Platzhaltern, Druckersteuerbefehlen, Font-Umschaltern und einer Beispielvorlage finden Sie hier: Bon-Belege für Blitz!Kasse anpassen.

Abgeschlossene Belege können über die Bonsuche aufgerufen und – abhängig von Version und Berechtigung – erneut gedruckt werden. Eine nachträgliche Korrektur erfolgt nicht durch Löschen des ursprünglichen Vorgangs, sondern über einen nachvollziehbaren Storno- oder Korrekturvorgang.

Prüfen Sie vor dem Storno Bonnummer, Datum, Betrag und Zahlungsart. Für Bediener sollten passende Berechtigungen vergeben werden, damit Stornos nachvollziehbar bleiben.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, protokolliert die relevanten Kassenvorgänge manipulationsgeschützt. Sie vergibt Transaktionsdaten und Signaturinformationen, die sowohl in den Kassendaten als auch auf dem Beleg nachvollziehbar werden.

Die TSE ersetzt weder Datensicherung noch Buchhaltung. Sie ist ein zusätzlicher Sicherheitsbaustein des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Entscheidend ist nicht nur die tatsächlich verwendete Zahlungsart, sondern der Funktionsumfang des Kassensystems. Kann die Software grundsätzlich Barzahlungen oder vergleichbare Zahlungsvorgänge vor Ort erfassen, ist das elektronische Aufzeichnungssystem regelmäßig TSE-pflichtig – auch wenn im Alltag überwiegend mit Karte bezahlt wird.

Ein System, das technisch ausschließlich unbare Verkäufe ohne Barzahlungsfunktion und ohne Zahlung vor Ort abwickelt, kann anders zu beurteilen sein. Für eine verbindliche Einordnung wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder das Finanzamt.

Ja. Mitteilungspflichtige elektronische Aufzeichnungssysteme müssen elektronisch über Mein ELSTER oder über eine kompatible Software beziehungsweise die ERiC-Schnittstelle gemeldet werden.

Bei einer Meldung sind grundsätzlich alle mitteilungspflichtigen Systeme einer Betriebsstätte gemeinsam anzugeben. Dies betrifft auch gemietete, geleaste oder kurzfristig überlassene Systeme.

Für ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte, gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme gilt grundsätzlich eine Meldefrist von einem Monat nach Anschaffung beziehungsweise Inbetriebnahme nach den geltenden Vorgaben. Auch eine Außerbetriebnahme ist innerhalb eines Monats mitzuteilen.

Bei einer Abmeldung muss die vorherige Anschaffung beziehungsweise Inbetriebnahme bereits gemeldet worden sein. Bewahren Sie die technischen Daten und die Dokumentation des Systems geordnet auf.

Benötigt werden insbesondere Angaben zum Unternehmen und zur Betriebsstätte, zur Art und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme, zu deren Seriennummern, zur verwendeten TSE, zur Zertifizierungs-ID sowie zu Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedaten.

BlitzKasse stellt je nach Version Funktionen und Daten zur manuellen Meldung oder zur Vorbereitung einer XML-Datei bereit. Prüfen Sie die Daten vor der Übermittlung sorgfältig.

Notieren oder fotografieren Sie den vollständigen Fehlertext und den Fehlercode. Starten Sie nicht unkontrolliert mehrere Initialisierungen, Formatierungen oder Neuinstallationen.

• Prüfen Sie, ob die TSE korrekt angeschlossen und vom System erkannt wird.
• Kontrollieren Sie Datum und Uhrzeit des Kassensystems.
• Starten Sie Kasse und Software kontrolliert neu.
• Prüfen Sie, ob ein USB-Energiesparmodus oder ein Standby-Vorgang die Verbindung unterbrochen hat.
• Übermitteln Sie dem Support Fehlercode, Kassenversion und Zeitpunkt des Auftretens.

Die BlitzKasse-Hilfe enthält eine Liste typischer TSE-Codes, etwa für abgelaufene Zertifikate, nicht initialisierte TSEs, fehlgeschlagene Authentifizierung oder zu wenig freien Speicher.

Ein technischer Ausfall muss unverzüglich behoben und nachvollziehbar dokumentiert werden. Ob und in welchem Umfang der Betrieb vorübergehend fortgeführt werden kann, hängt von der Art des Ausfalls und den steuerlichen Vorgaben ab.

Die Geschäftsvorfälle müssen weiterhin vollständig, einzeln, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Auf Belegen sollte ein technisch vorgesehener Ausfallhinweis erscheinen, wenn die TSE-Signatur vorübergehend nicht erzeugt werden kann. Kontaktieren Sie den technischen Support und stimmen Sie Zweifelsfälle mit Ihrem Steuerberater ab.

Eine TSE darf nur genutzt werden, solange die erforderlichen Zertifizierungen und kryptografischen Zertifikate gültig sind. Ein abgelaufenes Zertifikat kann zu Fehlermeldungen führen und die ordnungsgemäße Signierung verhindern.

Planen Sie den Austausch rechtzeitig. Vor einem Wechsel sollten die TSE-Daten vollständig exportiert und sicher aufbewahrt werden. Dokumentieren Sie Austausch, Seriennummern und Zählerstände in Ihrer Verfahrensdokumentation.

Ein X-Abschlag ist eine Zwischenübersicht. Er zeigt den aktuellen Stand, ohne den Abrechnungszeitraum endgültig abzuschließen.

Der Z-Abschlag beziehungsweise Z-Bon ist der Tagesabschluss. Er fasst unter anderem Umsätze, Zahlungsarten, Einlagen, Entnahmen und Kassenbestände des abgeschlossenen Zeitraums zusammen und wird chronologisch gespeichert.

Der Z-Abschlag sollte entsprechend den betrieblichen Abläufen regelmäßig und nachvollziehbar erstellt werden, üblicherweise am Ende eines Geschäftstages beziehungsweise einer Abrechnungsperiode. Er unterstützt die Kassenabrechnung und die Abstimmung zwischen Soll- und Ist-Bestand.

Wann genau ein Tagesabschluss erforderlich ist, hängt von Organisation, Öffnungszeiten und Buchführung ab. Legen Sie den Ablauf in Ihrer Verfahrensdokumentation fest und stimmen Sie ihn mit Ihrer Buchhaltung ab.

Das Kassenzählprotokoll dokumentiert den tatsächlich gezählten Bargeldbestand. Dabei werden die vorhandenen Münzen und Scheine nach Stückelung erfasst und zum Ist-Bestand summiert.

Der gezählte Betrag wird mit dem rechnerischen Soll-Bestand der Kasse verglichen. Differenzen sollten zeitnah geprüft und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Geldbewegungen, die kein Verkauf sind, werden als Einlage oder Entnahme gebucht. Dazu gehören beispielsweise Wechselgeldeinlagen, private Einlagen, Bankentnahmen, Lieferantenzahlungen oder sonstige Barausgaben.

Verwenden Sie eine eindeutige Buchungsart, einen nachvollziehbaren Buchungstext und – soweit erforderlich – einen Fremdbeleg oder Eigenbeleg. Dadurch bleiben Kassenbestand und Kassenbuch abstimmbar.

Das BlitzKasse-Kassenbuch erfasst Barumsätze sowie gebuchte Einlagen und Entnahmen fortlaufend. Dadurch können Bargeldbewegungen übersichtlich nachvollzogen und für die Buchhaltung vorbereitet werden.

Einträge sollten Datum, Art der Bewegung, Betrag, Gegenkonto beziehungsweise Kategorie und eine verständliche Beschreibung enthalten. Bei komplexeren Buchführungsanforderungen kann zusätzliche Buchhaltungssoftware oder fachliche Beratung erforderlich sein.

DSFinV-K ist die standardisierte digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Sie dient dazu, relevante Kassendaten für eine Kassen-Nachschau oder Außenprüfung strukturiert bereitzustellen.

In BlitzKasse kann der Export je nach Version im Office-Bereich erzeugt und als ZIP-Datei gespeichert werden. Geben Sie Prüfern nur die angeforderten Zeiträume und Daten in der vorgesehenen Form aus.

DSFinV-K strukturiert die fachlichen Kassendaten nach einem vorgegebenen Datenschema.

GoBD-Export stellt weitere steuerlich relevante Daten und eine Beschreibung der Datensätze in maschinell auswertbarer Form bereit.

TSE-Export enthält die abgesicherten Protokoll- und Signaturdaten der technischen Sicherheitseinrichtung, häufig im TAR-Format zusammen mit erforderlichen Schlüsselinformationen.

Bei einer Prüfung können mehrere Exportarten verlangt werden. Ein normaler PDF- oder CSV-Bericht ersetzt diese Exporte nicht.

Je nach BlitzKasse-Version und Lizenz stehen DATEV- und Buchhaltungsexporte zur Verfügung. Dazu können Beleg-, Rechnungs- und Kassenbuchdaten in XML- oder CSV-basierten Formaten gehören.

Klären Sie vor dem ersten Export mit Ihrem Steuerberater, welches Format, welcher Zeitraum und welche Kontenzuordnung benötigt werden. Führen Sie einen Testimport durch, bevor Sie einen vollständigen Zeitraum übergeben.

BlitzKasse 2.0 legt beim Programmstart automatisch eine Datensicherung im Benutzerordner ab. Der Standardpfad liegt typischerweise unter Dokumente\BlitzKasseSettings\Backups.

Für einen wirksamen Schutz sollte zusätzlich regelmäßig auf ein externes Laufwerk, einen geeigneten Netzwerkspeicher oder ein anderes getrenntes Sicherungsziel kopiert werden. Ein Backup auf derselben Festplatte schützt nicht vor einem vollständigen Laufwerksausfall.

Der Backup-Pfad kann in den Kasseneinstellungen geändert werden. Prüfen Sie außerdem regelmäßig, ob neue Sicherungsdateien entstehen und ob eine Wiederherstellung möglich ist.

Bei einer integrierten Anbindung überträgt BlitzKasse den Zahlbetrag automatisch an das Kartenterminal. Nach erfolgreicher, abgebrochener oder fehlgeschlagener Zahlung meldet das Terminal den Status an die Kasse zurück.

Für die Einrichtung benötigen Sie ein kompatibles ZVT-700-Terminal, eine passende BlitzKasse-EC-Cash-Lizenz und eine funktionierende Netzwerkverbindung. IP-Adresse und Netzwerkport werden im Gerätemanager der Kasse hinterlegt.

Die direkte Kompatibilität hängt von Gerät, Firmware, Zahlungsdienstleister und freigeschalteter ZVT-700-Kassenschnittstelle ab. In der BlitzKasse-Hilfe sind unter anderem ausgewählte Modelle von Verifone, CCV und Ingenico dokumentiert.

Fragen Sie vor dem Kauf oder der Lizenzbestellung Ihren Zahlungsdienstleister ausdrücklich, ob das konkrete Terminal ZVT-700 über TCP/IP unterstützt und ob die Kassenschnittstelle freigeschaltet werden kann.

Die Kasse muss das EC-Terminal oder den Netzwerkdrucker zuverlässig unter derselben Adresse erreichen. Deshalb ist eine feste interne IP-Adresse oder eine DHCP-Reservierung empfehlenswert.

Für ZVT-Verbindungen wird häufig ein definierter Port verwendet. Bei mehreren Terminals benötigt jede Verbindung eine eindeutige Konfiguration. Änderungen an Router, WLAN oder DHCP können sonst dazu führen, dass das Gerät nicht mehr erreichbar ist.

Ja. Ein Kartenterminal kann grundsätzlich separat im Standalone-Betrieb verwendet werden. Der Zahlbetrag muss dann manuell am Terminal eingegeben und die richtige Zahlungsart anschließend in der Kasse gebucht werden.

Eine automatische Betragsübertragung, Statusrückmeldung und Verringerung von Eingabefehlern erhalten Sie nur mit einer kompatiblen und korrekt eingerichteten Kassenschnittstelle.

Prüfen Sie zuerst Stromversorgung, Papierrolle, geschlossenen Deckel und sichtbare Fehlermeldungen. Kontrollieren Sie danach, ob der richtige Drucker in BlitzKasse ausgewählt ist und ob der Windows-Testdruck funktioniert.

• USB-Drucker: Kabel, USB-Port und Treiber prüfen.
• Netzwerkdrucker: IP-Adresse, Erreichbarkeit und Druckerport prüfen.
• Nach Standby-Problemen: Kassensystem und Drucker vollständig neu starten.
• Bei neuem Drucker: passenden Treiber und korrekte Papierbreite einrichten.

Viele Kassenladen werden nicht direkt mit dem PC, sondern über den Kassenschubladenanschluss des Bondruckers gesteuert. Prüfen Sie daher zuerst, ob der Drucker korrekt druckt und ob das RJ11-/RJ12-Kabel richtig angeschlossen ist.

Zusätzlich müssen der richtige Drucker, der passende Öffnungsimpuls und die Option für die angeschlossene Kassenlade in der Software beziehungsweise im Druckertreiber eingestellt sein. Für Notfälle besitzen viele Laden eine mechanische Notöffnung mit Schlüssel.

BlitzKasse unterstützt je nach Version und Lizenz den Betrieb mehrerer Kassen, mobiler Eingabegeräte und Netzwerkdrucker. Alle Geräte müssen sich im vorgesehenen lokalen Netzwerk befinden und dauerhaft erreichbare IP-Adressen besitzen.

Planen Sie Serverrolle, Datenbankzugriff, Druckerzuordnung, Benutzerrechte und Ausfallszenarien vor der Einrichtung. Bei mehreren Kassen oder VLAN-/WLAN-Strukturen empfiehlt sich eine Einrichtung durch einen IT-Fachbetrieb oder den BlitzKasse-Support.

Artikel können in BlitzKasse einer EAN, einem Barcode oder einer PLU-Nummer zugeordnet werden. Beim Scannen sucht die Kasse den passenden Artikel und übernimmt ihn in den aktuellen Verkauf.

Prüfen Sie bei nicht erkannten Codes, ob der Code vollständig gespeichert ist, ob führende Nullen erhalten bleiben und ob Scanner sowie Eingabefeld korrekt konfiguriert sind. Für Gewichts- oder Preisbarcodes gelten zusätzliche Regeln für Präfix, Artikelnummer und eingebetteten Wert.

Ja. In BlitzKasse EXPRESS und den Gastro-Versionen können offene Vorgänge je nach Konfiguration geparkt, einem Tisch oder einem Parkplatz zugeordnet und später wieder aufgerufen werden.

Vor dem endgültigen Kassieren sollten Artikel, Mengen, Rabatte und Zahlungsart nochmals geprüft werden. Verwenden Sie eindeutige Tisch- oder Parkplatzbezeichnungen, damit Mitarbeiter offene Vorgänge schnell finden.

BLITZ@ORDER dient als mobiles Eingabe- und Verkaufsmodul. Bestellungen werden über ein Android-Gerät erfasst und an das zentrale BlitzKasse-System übertragen.

Für einen stabilen Betrieb sind ein zuverlässiges lokales WLAN, eine korrekte IP-Konfiguration und eine passende Lizenz erforderlich. Mobile Geräte, die nur als Eingabegerät arbeiten und die Daten unmittelbar an die zentrale, TSE-gesicherte Kasse übertragen, sind technisch anders zu beurteilen als eigenständig offline arbeitende Kassen.

BlitzKasse 2.0 bietet ab bestimmten Datenbankversionen eine Funktion, Rechnungen im XML-Format zu exportieren oder per E-Mail zu versenden. Dafür müssen Kundendaten und SMTP-/E-Mail-Einstellungen korrekt hinterlegt sein.

Prüfen Sie vor dem Versand, ob das erzeugte Format den Anforderungen des Empfängers entspricht. Eine XML-Datei ist nur dann eine verwertbare E-Rechnung, wenn Aufbau und Pflichtangaben dem vereinbarten beziehungsweise gesetzlich erforderlichen Format entsprechen.

Dokumentieren Sie die genaue Meldung und prüfen Sie zunächst, ob Windows vollständig gestartet ist, genügend Speicherplatz vorhanden ist und keine zweite Programminstanz läuft. Starten Sie den Rechner kontrolliert neu.

Vermeiden Sie eigenständige Löschungen im Programm- oder Datenbankordner. Sichern Sie vorhandene Backup-Dateien und übermitteln Sie dem Support bei Bedarf Bildschirmfoto, Windows-Version, BlitzKasse-Version und den Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Starts.

Installieren Sie freigegebene Updates regelmäßig, insbesondere wenn sie gesetzliche Schnittstellen, TSE-Kompatibilität, DSFinV-K, E-Rechnung, Fehlerkorrekturen oder Sicherheitsanpassungen betreffen.

Erstellen Sie vor größeren Updates eine aktuelle Datensicherung, lesen Sie die Versionshinweise und führen Sie das Update nicht unmittelbar vor Geschäftsöffnung oder während des laufenden Betriebs durch.

Ausführliche Bedienwege, Bildschirmabbildungen, Fehlerlisten und Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie in der zentralen BlitzKasse Onlinehilfe.

• Onlinehilfe für BlitzKasse Handel
• Onlinehilfe für BlitzKasse Gastro
• Onlinehilfe für BlitzKasse EXPRESS

Nutzen Sie dort die Suche mit möglichst konkreten Begriffen, beispielsweise „TSE Fehler 4106“, „Backup-Pfad“, „EC Cash ZVT“, „Z-Abschlag“, „Bonstorno“ oder „DSFinV-K Export“.